CORRESPONDENCIA RECIBIDA
Para el control de correspondencia recibida se ha establecido el uso del Libro de Control de
Correspondencia, en el cuál se debe registrar toda la documentación recibida tanto de
entidades externas como de las propias oficinas internas.
El libro de control de correspondencia debe contar con los siguientes siete campos
1) Ítem: Donde se establece la numeración correlativa por orden de llegada de la
documentación. Esta numeración se reinicia cada año, ya que el libro se maneja
por gestiones.
2) Fecha: Figura la fecha en la cual se está recibiendo la correspondencia.
3) Documento: Se establece el código de procedencia del documento o bien el tipo
de documento de que se trate como ser un fax o una nota, que en algunos casos no
cuenta con código.
4) Procedencia: Se establece el lugar de donde procede la correspondencia.
5) Referencia: Debe reflejar el asunto o tema al cual esta referida la comunicación
externa o interna.
6) Dirigido a: Se establece el nombre o iniciales del destinatario.
7) Archivado en: Se establece en que file o carpeta debe archivarse la
documentación.
